Schemaläggning av konferensen

En aspekt av en planering av en konferens eller vilken aktivitet över huvud taget för den delen som innefattar en större grupp människor som är ganska underskattad är just schemaläggningen av den aktuella aktiviteten. Det är däremot något väldigt viktigt och komplicerat, det måste nämligen ske under ett tillfälle när så många som möjligt kan delta på sammankomsten och sen så ska det ju också givetvis ske under en period där aspekter såsom bland annat vädret är så bra som möjligt. Dessutom måste man se till att hitta ett ställe som inte är uppbokat under den aktuella tidpunkten för konferensen eller tillställningen.

Schemaläggning kallas alltså den aktivitet som innebär att man ska hitta en passande tidpunkt för en konferens eller liknande och inträffar ofta väldigt tidigt i processen vid planering av ett enskilt event. Ska det anordnas ett event inom ett akademiskt forskningsområde måste man till exempel bland annat ta hänsyn till eventuella studenter som kan vilja delta och hur deras schemaläggning ser ut när det gäller exempelvis undervisning och tentor samt uppsatsskrivande. Dessutom måste man se till att professorerna som ofta är de viktigaste gästerna inte ska hålla i undervisning eller har något annat inbokat under den aktuella perioden som konferensen ska hållas.

Det kan alltså vara en väldigt svår uppgift att schemalägga en konferens eftersom det ofta är väldigt många personer som ska delta och eftersom det ofta är väldigt många viktiga personer som behöver delta för att konferensen ska bli så pass intressant och givande som möjligt. Organisatören eller organisatörerna bör då se till att i början av planeringen skaffa en hel rad med alternativa datum som man sedan skickar ut och låter de som ska bjudas in se för att de ska kunna berätta när de kan och inte kan. Sedan får man i slutändan helt enkelt välja det tillfälle där flest kan delta.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *